Elektronische Kassensysteme – Meldepflicht ab 2025
Zum 1.1.2025 traten neue Regelungen des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) in Kraft, die Unternehmen dazu verpflichten, ihre elektronischen Kassensysteme und bestimmte Geräte wie Taxameter und Wegstreckenzähler den Finanzbehörden elektronisch zu melden.
Wer ist betroffen?
» Alle Unternehmen, die elektronische Aufzeichnungssysteme (z.B. Registrierkassen, Tablet-Kassenlösungen, POSSysteme) verwenden.
» Unternehmen, die EU-Taxameter oder Wegstreckenzähler mit Technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) im Einsatz haben oder künftig anschaffen.
Was zählt zu elektronischen Kassensystemen?
Ein elektronisches Kassensystem ist jede technische Lösung, mit der Geschäftsvorfälle (z.B. Verkäufe, Zahlungseingänge) aufgezeichnet und Belege erstellt werden.
Dazu zählen:
» Klassische Registrierkassen mit Belegdruck
» POS-Systeme (Point-of-Sale), oft in Gastronomie oder Handel
» Tablets/Computer mit Kassensoftware
» Selbstbedienungskassen (z.B. in Supermärkten)
Achtung: Auch gemietete oder geleaste Geräte gelten als „angeschafft“!
Die Meldung der Systeme an die Finanzbehörden erfolgt ausschließlich elektronisch über das Programm „Mein ELSTER” und die ab dem 1.1.2025 zur Verfügung gestellte „ERiC-Schnittstelle“.
Welche Meldefristen gelten?
» Vor dem 1.1.2025 angeschaffte Kassensysteme müssen bis zum 31.7.2025 gemeldet werden.
» Ab dem 1.7.2025 neu angeschaffte oder außer Betrieb genommene Kassensysteme müssen innerhalb eines Monats nach Anschaffung bzw. Außerbetriebnahme gemeldet werden. Meldefristen für EU-Taxameter und Wegstreckenzähler:
» Bei Anschaffung oder nach Ausrüstung mit TSE vor dem 1.7.2025: Meldung bis 31.7.2025.
» Bei Anschaffung, nach Ausrüstungmit TSE oder bei Außerbetriebnahme ab dem 1.7.2025: Meldung binnen eines Monats.
» Bis zur Implementierung einer zertifizierten TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) besteht u. U. eine Nichtbeanstandungsregelung.
» Sofern diese flächendeckend in einem Unternehmen ohne TSE betrieben werden, sind die notwendigen technischen Voraussetzungen oder Umrüstungen bis spätestens 31.12.2025 durchzuführen. Bis dahin wird ein Betrieb ohne TSE nicht beanstandet.
Achtung: Meldepflichtig ist ab dem 1.7.2025 auch der Wechsel von betroffenen Systemem zwischen Bertiebsstätten.
Welche Angaben sind in der Meldung erforderlich?
» Name und Steuernummer des Steuerpflichtigen.
» Angaben zur Art des elektronischen Aufzeichnungssystems inkl. der Seriennummer sowie zur verwendeten technischen Sicherheitseinrichtung (falls vorhanden)
» Betriebsstätten: jedes System muss einer konkreten Betriebsstätte zugerodne werden
» Ebenfalls anzugeben ist die Anzahl der genutzten Systeme sowie deren Anschaffungsdatum.
» Bei Außerbetriebahme melden Unternehmer das entsprechende Datum und den Grund
Umsetzungstipps für Unternehmen
Nachfolgend haben wir für Sie einige Anregungen gesammelt um Ihnen die Umsetzung der erforderlichen Meldepflichten so einfach wie möglich zu gestalten:
» Bestandsaufnahme: Erfassen Sie alle elektronischen Kassensysteme und – wenn relevant – Taxameter/Wegstreckenzähler mit Gerätenummer, Anschaffungsdatum und ggf. eingesetzter TSE.
» Kalender für Meldefristen führen: Notieren Sie, welche
Systeme vor dem 1.7.2025 angeschafft wurden (Meldung bis 31.7.2025).
» Neue Geräte: Planen Sie für alle Geräte, die ab dem 1.7.2025 neu hinzukommen oder außer Betrieb gehen, sofort die einmonatige Meldefrist ein.
» Zentrale Dokumentation: Führen Sie eine Übersicht (z.B. in Excel oder einer Kassensoftware), die alle relevanten Informationen (z.B. Seriennummer, Anschaffungs- und Einsatzdaten, TSE-Zertifikate) bündelt. So können Sie bei Bedarf schnell Auskünfte erteilen und fristgerecht melden.
» Rechtzeitig ELSTER-Zugang prüfen: Stellen Sie sicher, dass Ihr “Mein ELSTER”-Zugang aktuell ist und die nötigen Berechtigungen vorhanden sind (z.B. für Ihren Steuerberater).
» Kommunikation mit Dienstleistern: Informieren Sie ggf. Ihren Kassenfachhändler oder Steuerberater, damit sie Sie bei der fristgerechten Meldung unterstützen können.
Quelle: Wichtige THEMENINFO Elektronische Kassensysteme – Meldepflicht ab 2025
E-Rechnung für Unternehmen ab 01.01.2025
In Deutschland wird die Ausstellung elektronischer Rechnungen im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) zukünftig verpflichtend. Diese Änderung ist Teil des sog. Wachstumschancengesetzes, welches mittlerweile in Kraft getreten ist.
Betroffen sind Lieferungen und Leistungen zwischen Unternehmen, wenn beide in Deutschland ansässig sind. Die Ansässigkeit wird definiert durch Sitz, Geschäftsleitung oder Betriebsstätte im Inland. Bei der inländischen Betriebsstätte eines ausländischen Unternehmens muss im Inland ein Teil der Umsätze von der Betriebsstätte aus realisiert werden. Bei Unsicherheiten empfiehlt es sich, steuerlichen Rat einzuholen.
Eine E-Rechnung ist eine in einem speziellen Format ausgestellte, übermittelte und empfangene Rechnung, die eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss einer EU-Norm entsprechen. Ausnahmen für bestimmte Formate können gemacht werden, sofern die erforderlichen Angaben in maschinenlesbarer Form vorliegen. Zu den zulässigen Formaten gehören beispielsweise X Rechnung als rein maschinenlesbares Format und ZUGFeRD als hybrides Format, welches eine
Kombination aus maschinenlesbaren Daten und einer für das menschliche Auge lesbaren PDF Rechnung darstellt. Das teilweise bereits von Unternehmen genutzte EDI-Verfahren bleibt zulässig, könnte jedoch künftig Anpassungen erfordern.
Achtung: Eine reine PDF-Rechnung ist ab 1.1.2025 keine elektronische Rechnung mehr, sondern eine „sonstige Rechnung“.
Sämtliche Unternehmen ohne Ausnahme müssen ab 1.1.2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Nach derzeitigem Kenntnisstand betrifft dies z.B. auch Vermieter, Ärzte und PV-Anlagenbetreiber. Es sind noch nicht sämtliche Einzelfragen geklärt, evtl. gibt es noch einen weiteren Zeitaufschub. Es wird noch eine Klarstellung des Bundesfinanzministeriums (BMF) erwartet. Ebenfalls ist der Versand von E-Rechnungen grundsätzlich für sämtliche Unternehmen verpflichtend. Hierbei gibt es Übergangsregelungen, die wie folgt aussehen:
» Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz > 800.000 € im B2Bbereich müssen ab 1.1.2027 E-Rechnungen versenden. Bis 31.12.2026 dürfen es noch „sonstige Rechnungen“ sein, z.B. Papierrechnung, PDF-Rechnung.
» Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz < 800.000 € im B2Bbereich dürfen bis 31.12.2027 noch „sonstige Rechnungen“ versenden.
» Ab 1.1.2028 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen auch versenden können.
Wer zwischen dem 1.1.2025 und dem 31.12.2027 noch keine E-Rechnung nutzt, aber ein anderes digitales Format wie z.B. die Rechnung im PDF-Format versendet, benötigt die Zustimmung des Empfängers.
Keine E-Rechnungspflicht gibt es im B2B-Bereich grundsätzlich für nicht steuerbare oder steuerfreie Lieferungen und Leistungen, Kleinbetragsrechnungen unter 250 € und Fahrausweise. Für das Privatkundengeschäft (B2C) ist derzeit keine E-Rechnungspflicht geplant.
Wer seiner Verpflichtung zur Teilnahme am E-Rechnungsverkehr nicht wie vorgeschrieben oder zu spät nachkommt, riskiert unter Umständen steuerliche Nachteile und auch Bußgelder von bis zu 5.000€.
Quelle: Wichtige Informationen aus dem Steuerrecht – Ausgabe II/2024
Weitere Informationen zu den E-Rechnungen finden sie auf der Seite vom Bundesministerium. https://www.e-rechnung-bund.de/